Разделы

Технология социальной работы

Организация социальной работы

Специфика социальной работы

Теория социальной работы

Интересное

Правила организации приема и первичной обработки, порядок рассмотрения и принятия решений по обращениям граждан

Аналогичное правило установлено для регистрации некоторых внутренних документов, например, приказов по личному составу. Несмотря на то, что приказы по личному составу, срок хранения которых 75 лет (прием, перевод, увольнение) и 3 года (отпуска, командировки, взыскания), регистрируются отдельно, для того, чтобы в организации не было издано два приказа по личному составу с одним и тем же индексом, например, «10», к их порядковым регистрационным номерам добавляются буквенные обозначения – «К» и «Л». Соответственно, регистрационные индексы двух приказов по личному составу разных сроков хранения будут «10-К» (75) и «10-Л» (3 года).

С учетом изложенного при регистрации обращений целесообразно сохранить закрепленный ранее нормативно порядок, при котором регистрационный индекс обращения включает не только порядковый регистрационный номер, но и первую букву фамилии автора обращения. Например: Д-50 (Д – первая буква фамилии заявителя, 50 – порядковый номер поступившего обращения). При этом регистрируемый в порядке общего делопроизводства входящий документ из другой организации также может иметь порядковый номер 50, но без буквенного обозначения «Д».

В соответствии с задачами, функциями, уровнем организации регистрационный индекс обращения может дополнительно включать код административно-территориального деления, начальную букву содержания обращения («Ж» - жильё) и др. При наличии классификатора вопросов, поднимаемых в обращениях, в регистрационный индекс включается шифр (код) вопроса. Например, регистрационный индекс обращения может иметь следующую структуру: «3/4Д-50», где 3 – код территории, 4 – код вопроса, Д – первая буква фамилии заявителя, 50 – порядковый номер поступившего обращения.

При регистрации коллективных обращений в их индекс может включаться буквенное обозначение «КЛ», например, КЛ-32.

В статье 7 Закона установлено, что анонимные обращения, как правило, не рассматриваются. В то же время в целях учета таких обращений и последующего анализа работы с обращениями граждан их также целесообразно регистрировать. В таком случае к порядковому регистрационному номеру обращения может добавляться буквенное обозначение «АН» (анонимное), или «БП» (без подписи), например, БП-48.

При регистрации обращений особое внимание необходимо обратить на пункт 9 Положения, в котором устанавливается порядок присвоения индексов повторным обращениям. В соответствии с данным пунктом повторным обращениям при их поступлении в организацию в течение календарного года, в зависимости от объема документооборота, присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.

Во втором случае индексы первого и повторных обращений будут различаться. Например, обращению поступившему 20.05.2005 г., был присвоен индекс Д-50, обращению, поступившему 20.06.2005 г. – Д-90. Для регистрации повторного обращения заполняется новая регистрационная форма с указанием дат и индексов предыдущих обращений. При использовании журнальной формы регистрации повторные обращения вносятся в журнал под очередным регистрационным номером с указанием в соответствующей графе журнала, где было зарегистрировано первое обращение.

Согласно ранее действовавшим правилам повторным обращениям одного и того же гражданина присваивался только очередные регистрационные индексы.

В то же время согласно пункту 9 Положения допускается повторные обращения при регистрации учитывать под регистрационным индексом первого обращения. В этом случае, если обращению поступившему 20.05.2005 г., присвоен индекс Д-50, то 20.06.2005 г. при поступлении повторного обращения ему также присваивается индекс Д-50 (а не Д-90). В этом случае также заполняется новая РКК, в графе «Даты, индексы повторных обращений» РКК проставляются даты предыдущих обращений без указания их регистрационных индексов, так как они будут совпадать с индексом повторного обращения. При журнальной регистрации эти сведения также указываются в соответствующей графе журнала.

Возможен вариант, при котором в случае регистрации повторного обращения под тем же индексов, что и первое обращение, новая РКК заполняться не будет (не будет делаться новая запись в журнале о поступившем обращении). В этом случае на РКК первого обращения проставляется дата повторного обращения без указания индекса первого обращения. Аналогично, при журнальной форме регистрации сведения о повторном обращении будут указываться в соответствующей графе журнала, где было зарегистрировано первое обращение.

Однако этот вариант неудобен тем, что в регистрационно-учетной форме будет недостаточно места для заполнения информации, отражающей резолюцию руководителя по исполнению повторного обращения, сведений о ходе рассмотрения обращения, результате решения вопроса и др. Регистрация повторных обращений в тех же регистрационных формах, что и предыдущих, может быть оправдана в тех случаях, когда по предыдущим обращениям гражданину дан исчерпывающий ответ, переписка с ним прекращена и последующие его обращения по тому же вопросу в организации более не рассматриваются.